Minuta 9

Órgão ou entidade promotor do procedimento

Art. 7º O órgão ou entidade deverá efetuar, junto ao provedor do Sistema, o prévio credenciamento da autoridade incumbida da homologação e dos servidores designados para a condução do procedimento, assim como:
I – providenciar alocação de recursos orçamentários e financeiros para o pagamento das obrigações decorrentes da cotação eletrônica;
II – elaborar o termo legal ou instrumento vinculatório que norteará o certame, contendo no mínimo descrição detalhada do objeto, quantitativo, condições de fornecimento ou prestação do serviço;
III – verificar se a especificação do item a ser adquirido encontra-se disponível no Catálogo de Materiais e Serviços do Sistema de Materiais e Serviços (SIMAS), e se atende às necessidades do órgão ou entidade, caso contrário, este deverá fazer a proposta de criação do material/serviço ou item de material/serviço;
IV - inserir no sistema as seguintes informações para a realização do procedimento de contratação:
a) a especificação do objeto a ser contratado;
b) as quantidades e o preço estimado ou máximo de cada item, nos termos do disposto no inciso II do art. 4°, observada a respectiva unidade de fornecimento;
c) o local e o prazo de entrega do bem, prestação do serviço ou realização da obra;
d) o intervalo mínimo de diferença de valores ou de percentuais entre os lances, que incidirá tanto em relação aos lances intermediários quanto em relação ao lance que cobrir a melhor oferta;
e) a observância das disposições previstas na Lei Complementar Federal nº 123, de 14 de dezembro de 2006.
f) as condições da contratação;
g) a data e o horário de sua realização, respeitado o horário comercial, e o endereço eletrônico onde ocorrerá o procedimento.
V – providenciar a abertura de processo eletrônico para o arquivamento dos documentos relativos à cotação eletrônica realizada, organizado em série anual de numeração, contendo, no mínimo, os seguintes documentos, devidamente assinados:
a) documento de formalização da demanda;
b) estudo técnico preliminar;
c) análise de riscos;
d) conforme o caso, termo de referência, projeto básico ou projeto executivo;
e) orçamento estimado;
f) autorização do ordenador de despesa;
g) indicação do dispositivo legal aplicável;
h) indicação dos recursos orçamentários próprios para a despesa;
i) Termo Legal que norteará o certame e cópia do aviso da cotação publicado no Sistema;
j) comprovação de regularidade fiscal, conforme legislação vigente;
k) cópia da Nota de Empenho emitida pelo Sistema Financeiro do Estado
l) cópia da nota fiscal/fatura contendo a formalização do recebimento do material ou serviço;
m) cópia da nota de liquidação e do aviso de pagamento;
n) cópia da publicação no Diário Oficial do Estado da portaria de designação do servidor que conduzirá o procedimento de compra/contratação por cotação eletrônica;
o) Ata contendo, no mínimo, os seguintes registros: fornecedores participantes, propostas apresentadas, lances ofertados na ordem de classificação, aceitabilidade do lance e documentação de habilitação. 
Parágrafo Único. Os arquivos e registros digitais, relativos ao processo de dispensa eletrônica, deverão permanecer à disposição das auditorias internas e externas do poder executivo estadual.